Aturan Otomatisasi (Aksi Otomatis)

Aturan Otomatisasi adalah mesin logika Konektor yang bekerja 24/7 untuk Anda: "JIKA kondisi ini terjadi, MAKA lakukan aksi ini."

Resep Populer

Mulailah dari sini untuk melihat cara menyiapkan otomatisasi yang paling sering digunakan.

1. Menandai Active Lead (CTWA)

Ubah status lead iklan (CTWA) yang aktif berinteraksi agar tim sales fokus. Template siap pakai: Ads Lead ke Merespons. Template ini wajib untuk iklan CTWA. Lead iklan pindah ke Merespons setelah 3 pesan.

• Kondisi: Source Lead = Ads, Jumlah Chat ≥ 3, dan Status Lead belum Merespons atau lebih tinggi
• Aksi: Change Lead Status → Merespons

2. Identifikasi Hot Lead (Keyword)

Tangkap sinyal beli dari percakapan.

• Kondisi 1: Pesan · Mengandung · saya mau datang (atau beberapa kata kunci, pisahkan dengan koma: order, beli, booking)
• Kondisi 2: Tipe Pengirim = Customer (masuk)
• Kondisi 3: Status Lead · Sama Dengan · Merespons
• Aksi: Change Lead Status → Hot

3. Auto-Closing & Capture Value (Regex)

Otomatis tandai closing dan simpan nominal saat ada konfirmasi pembayaran.

• Kondisi 1: Pesan · Mengandung · Pembayaran diterima
• Kondisi 2: Tipe Pengirim = Tim/CS (keluar)
• Aksi: Update Lead Value (Target Field Actual Value, Regex Pattern Rp\s*([0-9.,]+), Update Status (Optional) Closing)

4. Tandai lead Dihubungi

Lead dari Link WhatsApp atau landing page: klik Template, pilih Tandai Dihubungi Otomatis, lalu klik Pasang. Template ini wajib untuk landing page. Aturan ini mengubah status Baru menjadi Dihubungi saat pesan memuat kode [K-...].

Lead tanpa kode, misalnya dari iklan Click-to-WhatsApp: Action Change Lead Status → Dihubungi; Condition 1 Tipe Pengirim = Tim/CS (keluar); Condition 2 Status Lead · Sama Dengan · Baru.

Template Tandai Merespons Otomatis menandai semua lead jadi Merespons setelah pelanggan mengirim 5 pesan. Ads Lead ke Merespons lebih cepat (3 pesan) dan hanya untuk lead iklan.

Aturan kedua berjalan saat tim membalas. Baca Pesan keluar dari tim untuk saluran yang meneruskan balasan tim.

5. Pesanan COD: alamat masuk dan total disepakati

Aturan A — alamat masuk: Action Change Lead Status → Proposal; Condition 1 Pesan · Mengandung · alamat lengkap, kecamatan, kelurahan, kode pos; Condition 2 Tipe Pengirim = Customer (masuk); Condition 3 Status Lead · Tidak Dalam Daftar · Proposal, Faktur Dikirim, Closing, Loss.

Aturan B — total disepakati: minta tim selalu menulis kalimat yang sama, misalnya Pesanan COD dikonfirmasi. Total Rp185.000 termasuk ongkir. Action Update Lead Value; Target Field Estimated Value; Regex Pattern Custom Total\s*:?\s*(?:Rp\s*)?([0-9.]+); Update Status (Optional) Faktur Dikirim; Condition 1 Pesan · Mengandung · Pesanan COD dikonfirmasi; Condition 2 Tipe Pengirim = Tim/CS (keluar); Condition 3 Status Lead · Tidak Dalam Daftar · Closing, Loss.

Aturan C — opsional, tandai closing: Action Change Lead Status → Closing; Condition 1 Pesan · Mengandung · COD lunas; Condition 2 Tipe Pengirim = Tim/CS (keluar).

Catatan:

• Satu aturan punya satu aksi. Update Lead Value dapat mengubah status sekaligus.
• Semua kondisi dalam satu aturan harus terpenuhi. Beberapa kata kunci dalam satu kondisi dipisah koma, dan satu kata saja sudah cukup.
• Pencocokan tidak membedakan huruf besar dan kecil, dan juga menemukan kata di dalam kata lain. Hindari kata kunci pendek.
• Tulis total tanpa sen. Konektor menghapus titik dan koma dari angka.
• Saat Anda memilih status, halaman aturan menampilkan event yang terkirim ke platform iklan.
• Jika tim membalas dari Kotak Masuk Konektor pada koneksi resmi, Aturan B tidak berjalan. Ubah status di Leads. Pilih status itu pada kolom Minta nilai saat status berubah ke di Pengaturan Konversi agar nilai diminta saat status berubah.

6. Kirim event iklan saat tim mengirim kalimat tertentu

Contoh: event AddToCart terkirim ke Meta setiap kali CS mengirim Baik, terima kasih atas informasinya.

Aturan tidak mengirim event secara langsung. Aturan mengubah status lead, lalu Pengaturan Konversi mengirim event yang dipetakan ke status itu.

1. Hubungkan pixel Meta di Iklan & Konversi > Tracking Website.
2. Buat aturan: Action Change Lead Status → Berkualitas; Condition 1 Pesan · Mengandung · terima kasih atas informasinya; Condition 2 Tipe Pengirim = Tim/CS (keluar).
3. Buka Iklan & Konversi > Konversi. Di tabel Event per status lead, ubah sel Meta pada baris Berkualitas menjadi AddToCart, lalu klik Simpan perubahan. Tipe kampanye otomatis menjadi Kustom, dan sel lain tetap memakai event preset.

Catatan:

• Jangan pilih status Baru. Pada kampanye Penjualan, status Baru sudah mengirim AddToCart saat lead pertama kali masuk.
• Aturan hanya berjalan untuk lead yang sudah ada, misalnya lead dari iklan Click-to-WhatsApp.
• Pesan dari tim harus sampai ke Konektor. Baca Pesan keluar dari tim.

1. Konsep Dasar

Setiap aturan terdiri dari 2 bagian. Form aturan tidak punya kolom Trigger.

Konektor memeriksa aturan setiap kali ada pesan WhatsApp. Aturan tanpa kondisi cocok untuk setiap pesan, jadi selalu tambahkan kondisi. Aturan juga membaca pesan keluar dari tim, di saluran yang meneruskannya. Baca Pesan keluar dari tim. Pakai kondisi Tipe Pengirim untuk memilih arahnya.

Cara Membuat Rule

1. Buka Otomatisasi & AI > Aturan Otomatisasi di menu samping.
   
2. Klik Buat aturan untuk membuat rule manual, atau klik Template untuk memakai rule siap pakai.
3. Jika memilih Template, pilih template yang sesuai lalu klik Pasang. Dua template teratas wajib untuk pelacakan lead: Tandai Dihubungi Otomatis (landing page) dan Ads Lead ke Merespons (iklan CTWA).
4. Jika membuat manual, isi Rule Name, pilih Action, klik Tambah kondisi untuk tiap syarat, lalu klik Save Rule.

Rule otomatis aktif untuk semua sesi WhatsApp yang terhubung di workspace. Rule juga berjalan untuk pesan dari partner.

Lead lahir tanpa aturan

Aturan tidak membuat lead. Tidak ada aksi Create Lead. Lead lahir dari pesan atau klik, bukan dari aturan. Aturan hanya mengubah lead yang sudah ada.

Pesan dari tim tidak membuat lead baru.

Setiap aturan tampil sebagai kartu kalimat: Kalau kondisi, maka aksi. Pakai saklar di kartu untuk menyalakan atau mematikan aturan. Pakai filter Semua, Aktif, dan Nonaktif untuk mencari.

Anda juga bisa meminta Wulan di chat. Ceritakan aturan yang Anda mau, misalnya "tandai lead Berkualitas saat CS menulis kalimat tertentu". Wulan menyiapkan draf sebagai kartu di chat. Aturan baru berlaku setelah Anda menekan tombol konfirmasi di kartu itu.

Wulan juga dapat mengubah, menyalakan atau mematikan, dan menghapus aturan yang sudah ada. Setiap perubahan butuh konfirmasi Anda di kartu. Penghapusan menampilkan akibatnya lebih dulu.

Kalau dua aturan cocok dengan pesan yang sama

Konektor memeriksa semua aturan aktif terhadap pesan yang sama. Setiap aturan yang cocok menjalankan aksinya sendiri. Urutan aturan tidak dijamin.

Jangan buat dua aturan yang mengubah status lead ke nilai berbeda untuk pesan yang sama. Matikan salah satu, atau buat kondisinya tidak saling tumpang.

2. Referensi Kondisi & Operator

Gunakan daftar ini sebagai panduan memilih kondisi yang tepat di dashboard.

Kondisi Berbasis Pesan

Kondisi Berbasis Lead & Marketing

Kondisi Masuk Grup WhatsApp

Cara memakainya:

1. Buka Nomor & CTWA. Nyalakan Mode grup pada nomor WhatsApp yang ikut grup.
2. Buka Otomatisasi & AI > Aturan Otomatisasi. Buat aturan baru dengan kondisi Masuk grup WhatsApp.
3. Pilih Nama grup memuat dan tulis bagian nama grup. Huruf besar kecil dan spasi ganda tidak berpengaruh.
4. Atau pilih Grup tertentu. Tulis any untuk semua grup, atau tulis ID grup.
5. Pilih aksi yang mengubah lead, misalnya ubah status, tempel label, atau tambah catatan.

Aturan grup hanya mengubah kontak yang sudah menjadi lead. Aturan ini tidak membuat lead baru. Aturan ini hanya berjalan untuk orang yang masuk setelah Mode grup menyala. Orang yang keluar dari grup tidak mengubah apa pun.

Pilihan semua grup ikut menghitung grup yang tidak terkait iklan. Lebih aman pakai nama grup.

Untuk alur lengkap dari iklan sampai event ke platform iklan, baca tracking iklan ke grup WhatsApp.

Lihat anggota grup

Anda bisa melihat grup dan anggotanya langsung di dashboard.

1. Buka Nomor & CTWA. Pada nomor QR, klik Grup.
2. Pilih satu grup, lalu klik Lihat anggota. Cari grup lewat kolom pencarian nama.
3. Tabel menampilkan Nomor lengkap (ada tombol salin), Nama WhatsApp, Lead, dan Admin. Kolom Lead menampilkan nama dan status lead dengan nomor yang sama. Klik nama itu untuk membukanya.
4. Klik Unduh CSV untuk menyimpan baris yang tampil: nomor, nama, dan status lead.

Nama yang tampil adalah nama dari kontak Anda, lalu nama yang dipakai orang itu di WhatsApp, lalu nama akun bisnis. Nama dan nomor selalu berasal dari anggota yang sama.

Sebagian anggota menyembunyikan nomornya. Halaman menulis "N anggota tanpa nomor yang terlihat". Anggota itu tidak bisa dicocokkan dengan lead.

Nomor harus tersambung agar daftar grup bisa dimuat. Halaman ini juga menunjukkan apakah Mode grup nyala, dengan tautan Atur aturan grup. Asisten AI yang tersambung lewat MCP melihat nomor anggota dalam bentuk tersamar.

Operator yang Didukung

• Sama Dengan, Tidak Sama Dengan
• Mengandung, Tidak Mengandung
• Dalam Daftar, Tidak Dalam Daftar
• Lebih Besar Dari, Lebih Besar atau Sama Dengan
• Lebih Kecil Dari, Lebih Kecil atau Sama Dengan
• Dimulai Dengan, Diakhiri Dengan

Catatan Jendela Waktu

Kondisi Jendela Waktu selalu memakai timezone workspace, bukan jam server.

Best Practice: Tipe Pengirim

Gunakan Customer untuk rule yang harus dipicu oleh pesan pelanggan, Tim/CS untuk pesan internal dari tim, dan Semua hanya jika rule aman dipicu oleh keduanya. Contoh umum:

• Customer: auto-tag minat, ubah status berdasarkan keyword dari pelanggan.
• Tim/CS: update status saat CS mengonfirmasi pembayaran.
• Semua: rule utilitas seperti logging, atau jika Anda sengaja ingin menangkap kedua arah.

Label status

Aturan memakai label status yang sama dengan halaman Leads: Baru, Dihubungi, Merespons, Berkualitas, Hot, Proposal, Negosiasi, Faktur Dikirim, Closing, dan Loss. Label Closing mengirim event Purchase ke platform iklan. Tidak ada label Won atau MQL. Pada tipe kampanye Penjualan, Negosiasi mengirim AddPaymentInfo dan Proposal mengirim InitiateCheckout. Baca Pengaturan Konversi.

Pesan keluar dari tim

Pesan keluar tidak membuat lead baru. Aturan dengan kondisi lead hanya berjalan jika lead sudah ada.

Aksi: Kirim ke API lain

Aksi Kirim ke API lain memanggil API di sistem lain saat sebuah aturan cocok. Pakai aksi ini untuk Zapier, Make, n8n, atau CRM Anda.

Aksi ini berjalan untuk pesan dari sesi QR dan saluran partner. Aksi ini tidak berjalan untuk pesan dari WhatsApp Business Resmi.

Cara membuat

1. Buka Otomatisasi & AI > Aturan Otomatisasi, lalu klik Buat aturan.
2. Pilih Action Kirim ke API lain.
3. Pilih Metode: POST, PUT, PATCH, atau GET.
4. Isi Alamat API. Pakai alamat https publik. Konektor menolak alamat internal dan alamat tanpa https.
5. Klik Tambah header bila API Anda meminta header. Anda bisa menambah sampai 10 header.
6. Pilih Autentikasi: Tanpa autentikasi, Token Bearer, Username dan password, atau Header khusus.
7. Isi Isi permintaan (JSON). Klik nama variabel untuk menyisipkannya. Permintaan GET tidak mengirim isi.
8. Klik Save Rule.

Konektor menyimpan nilai header, token, dan password dalam bentuk terenkripsi. Setelah disimpan, halaman hanya menampilkan 4 karakter terakhir. Klik Ganti untuk mengisi nilai baru. Bila Anda tidak mengisi nilai baru, nilai lama tetap dipakai.

Variabel isi permintaan

Tulis variabel dalam tanda kurung ganda, misalnya {{lead.name}}. Konektor mengganti variabel dengan nilainya dan menjaga hasilnya tetap JSON valid.

Contoh isi permintaan:

{
  "name": "{{lead.name}}",
  "phone": "{{lead.phone}}",
  "status": "{{lead.status}}",
  "message": "{{message.text}}"
}

Tulis variabel di dalam tanda kutip untuk teks. Tulis {{lead.value}} tanpa tanda kutip bila API Anda meminta angka. Editor menampilkan JSON valid atau pesan kesalahan sebelum Anda menyimpan.

Hasil dan percobaan ulang

Konektor menunggu jawaban sampai 10 detik dan tidak menyimpan isi jawaban. Konektor tidak menulis alamat, header, atau isi permintaan ke log.

Buang permintaan ganda

Setiap permintaan membawa header X-Konektor-Rule-Run-Id. Satu pesan pada satu aturan selalu memakai ID yang sama, juga saat Konektor mencoba lagi. Simpan ID ini di sistem Anda dan buang permintaan yang ID-nya sudah pernah masuk.

Konektor juga mengirim Content-Type: application/json dan User-Agent: Konektor-Rules/1.0.

3. Fitur Lanjutan: Regex & Ekstraksi Data

Untuk pengguna tingkat lanjut, Anda bisa "menangkap" data spesifik dari dalam pesan teks menggunakan Regex (Regular Expressions). Ini sangat berguna untuk menangkap nominal uang dari pesan CS.

Cara Konektor membaca angka

Konektor membuang semua karakter selain angka dari hasil tangkapan regex. Titik dan koma ikut dibuang. Rp150.000 menjadi 150000. Tulis total tanpa sen, karena 10.50 menjadi 1050.

Dropdown Pola Regex

Di aksi Update Lead Value, tersedia dropdown preset regex agar Anda tidak perlu mengetik manual. Jika format Anda berbeda, pilih Custom untuk input manual.

Pola Regex Populer (Tinggal Pilih atau Copy-Paste)

Gunakan pola berikut pada aksi Update Lead Value:

4. Automation Berbasis Pesan (Scan QR)

Fitur ini menggunakan WhatsApp Web (Linked Device) untuk membaca pesan masuk. Cocok untuk absensi event atau validasi voucher sederhana.

• Cara Kerja: User scan QR → Kirim pesan pre-filled → Sistem membaca & mengubah status.
• Syarat: Nomor WhatsApp admin harus terhubung lewat Sesi QR di Koneksi > Nomor & CTWA. Link yang dibagikan dibuat di Link & Domain > Link WhatsApp.

5. WhatsApp Rules (Partner API)

Jika Anda menggunakan Official WhatsApp API (Qiscus, Qontak, Pancake, WA-API), automation rules akan otomatis aktif untuk semua channel (auto-apply ke WA-API dan partner):

• Identity Upgrade: Mengubah "Visitor Website" menjadi "Lead Asli" saat mereka mengirim pesan berisi kode [K-XXXX].
• Sync CTWA: Otomatis mengirim event konversi ke Meta Ads Manager.
• Pemrosesan Cepat: Rule diproses otomatis dalam hitungan detik.
• Auto Apply: Tidak perlu lagi memilih session secara manual, semua rules berlaku untuk WA-API dan partner secara otomatis.

Untuk partner Pancake, pastikan workspace Anda sudah:

1. Memberikan URL halaman Pancake ke tim support agar webhook bisa didaftarkan (paket Pancake Webhooks memerlukan 2 slot untuk event pesan).
2. Menyalin Webhook URL dari modal Integrasi Partner lalu menempelkannya di Page Tools > Webhooks pada dashboard Pancake.
3. Kembali ke modal Integrasi di Konektor lalu klik Verifikasi Koneksi setelah support mengonfirmasi sampai status berubah menjadi Terhubung.

FAQ

Q: Apakah aturan berjalan real-time? A: Ya. Aturan berjalan dalam hitungan detik setelah pesan masuk ke Konektor.

Q: Bisakah satu pesan memicu banyak rule? A: Bisa. Konektor menjalankan semua rule yang kondisinya terpenuhi. Tidak ada opsi untuk menghentikan rule lain.

Q: Di mana pilihan Trigger? A: Tidak ada. Form aturan hanya punya nama, aksi, dan kondisi. Konektor memeriksa aturan pada setiap pesan WhatsApp yang masuk ke Konektor.

Q: Apakah ada aksi Create Lead? A: Tidak ada. Lead lahir tanpa aturan. Baca Lead lahir tanpa aturan.

Q: Apa arti "Triggered by partner rule" di riwayat lead? A: Aturan Konektor mengubah status lead itu setelah pesan datang dari partner. Ini bukan aturan di sistem partner.

Langkah berikutnya

• Fallback Pesan WhatsApp
• Form Lead dengan Custom Field
• Buat dan Uji Link WhatsApp
• Jangan kirim event yang sama dari dua tempat